Apa yang terjadi dalam ruang meeting? Benarkah ruang meeting adalah simbol eksistensi seseorang dalam manajemen? Konon karyawan yang tidak pernah terlibat dalam meeting-meeting perusahaan dianggap tidak penting. Dia cuma setetes olie pada sebuah mesin raksasa bernama perusahaan. Dia boleh dibilang tidak eksis. Tak heran jika muncul teori terkenal: aku meeting, maka aku ada.

Untuk membuktikan teori tadi, Oom Ale menguping meeting yang terjadi di sebuah ruang meeting yang sejuk dan nyaman. Ruang meeting itu oleh manajemennya dinamai “Synergy First”, terletak di lantai 3, gedung A, di kompleks perkantoran nan prestisius di pinggiran Jakarta bagian selatan.

Meeting bulanan kali ini lengkap dihadiri oleh sang President Director, Factory Director, Finance Director, Marketing Director, Human Resource Director, Technical Director, President Commissioner dan Commissioner. Oh ya, hampir ketinggalan: sekretaris. Makhluk manis ini satu-satunya peserta meeting yang tidak berpangkat direktur dan komisaris. Tugasnya adalah membuat notulen rapat, memfotocopy, membuatkan teh atau kopi, juga membetulkan LCD proyektor yang suka ngadat.

Awal meeting dibuka oleh President Director dengan sebuah pertanyaan yang sangat menjanjikan, “Bagaimana progres rencana launch produk es krim kita yang baru?”

Dijawab oleh Marketing Director, “On schedule, sir! Team marketing dan sales ready one hundred percent! Bulan depan kita akan launch sesuai rencana.”

“Good! Bagaimana dengan pabrik? Siap?” President Director menoleh ke Factory Director.

“Off course kita siap! Kita malah sudah siap sejak bulan lalu,” tanggap Factory Director.

“Kalau begitu tidak ada problem kan?” President Director tersenyum bangga. Inilah contoh board of director yang excellent. Semua lini siap mensukseskan target manajemen.

Tiba-tiba Commissioner menyela, “Bagaimana dengan persoalan suhu penyimpanan yang kita bahas bulan lalu? Apakah sudah solved?” Fyuhh, untung ada Commissioner yang jeli mengingatkan persoalan ini. Kalau tidak, bisa-bisa manajemen tidak jadi jualan es krim tapi bubur krim.

Factory Director yang merasa tersentil menjawab, “Itu tergantung marketing. Apakah sudah siap dengan ice box yang bisa menyimpan es krim kita di suhu minus 10 derajat?”

Kali ini Marketing Director yang tersentil. Buru-buru ia menyahut, “Bukankah kita semua sudah tahu, ice box kita hanya bisa mencapai suhu 0 derajat saja. Bukankah bulan lalu kita sudah minta pabrik membuat formula baru agar es krim kita tahan di suhu 0 derajat.”

Factory Director mulai gatal, “Formula yang kita buat sudah sesuai dengan permintaan marketing. Semestinya marketing menyesuaikan propertinya dong?”

“Permintaan ice box baru ditolak oleh Finance. Selain itu, seharusnya bagian teknik bisa membuat produk yang tahan di suhu 0 derajat,” Marketing Director tak mau dipojokkan begitu saja.

Finance Director yang kalem itu mendadak ketus, “Marketing Director yang terhormat, feasibility study yang anda usulkan sama sekali tidak menyebutkan adanya permintaan ice box baru. Jika launching ini gagal, kita akan kehilangan biaya riset ditambah biaya pelatihan sales force dan biaya-biaya lain plus kontigensi dengan total jenderal mendekati satu M.”

Technical Director pun menimpali. “Formula kita tidak banyak beda dibanding kompetitor. Tetapi, karena kita diminta menurunkan cost, ada beberapa bahan yang diganti. Padahal untuk penggantian ini kita belum lakukan validasi. Siapa yang akan bertanggung jawab kalau terjadi sesuatu?”

Human Resource Director meramaikan suasana, “Selain itu, sistem bonus kita sudah diset sesuai dengan penghitungan budget dan target sales. Mereka pun telah ditraining untuk menghandle produk pada suhu minus 10 derajat. Jangan sampai semua persiapan ini sia-sia”

President Commissioner yang sedari tadi srupat-sruput kopi mulai tersedak. “Lho, apa anda semua tidak melakukan koordinasi? Bagaimana ini President Director?” Asyik, pertunjukan mulai ramai! Rupanya persoalan ice box bersuhu minus 10 derajat bisa memanaskan suhu ruangan meeting. Semua direktur sudah angkat bicara untuk menunjukkan peran profesi sebagai peserta meeting.

President Director gerah, “Anda semua tahu, bulan lalu saya harus travelling up country mengunjungi outlet-outlet untuk mengejar kekurangan target year to date bulan ini. Semestinya anda-anda sebagai direktur bisa saling komunikasi. Apa gunanya email, handphone, komputer?! Mana Sekretaris?”

Lho, kok sekretaris disangkutpautkan?

“Iya dong! Sekretaris mestinya mengirimkan notulensi meeting bulan lalu secepatnya ke semua diretur agar bisa difollow-up.” President Director menatap mata Sekretaris setajam silet.

Sekretaris tergopoh-gopoh menjawab, “Maaf pak, maaf. Notulensi belum saya kirim karena masih di meja bapak untuk diapprove terlebih dahulu.” Ck ck ck, biarpun berbicara sambil gemetaran, si manis ini berani juga melempar bola ke President Director. Mau kena damprat apa?

President Director naik pitam, “Jangan seperti jaman dulu dong?! Masya semua-semuanya harus ditandatangani. Kamu bisa kirim email kan?”

“Bisa pak, tapi, anu, pak.. anu.. komputer saya rusak sudah dua bulan ini.”

“Anu anu apa? Semua kok tidak becus?! Mana Manajer IT kita? Panggil dia sekarang juga!”

Human Resource Director memberi penjelasan, “Manajer IT kita sudah dua bulan ini resign dan pindah ke perusahaan es krim pesaing kita.”

Stop! Kita tidak perlu berlama-lama menguping apa yang terjadi di ruang meeting tadi. Kalau diteruskan, meeting bukan hanya membahas suhu minus 10 derajat, komputer yang rusak, atau manajer IT yang resign, tapi bisa-bisa melebar membahas wc mampet, tagihan koran, karyawan yang selingkuh, sampai tanaman penghias kantor yang mati mendadak. Semua ini, memperkaya fungsi meeting sebagai tempat pembahasan masalah, silang pendapat, pemikiran-pemikiran kritis dan kreatif, pengambilan keputusan, komunikasi, koordinasi, silaturahmi bahkan sampai ajang pertempuran ego para pesertanya.

Ok, ok. Oom Ale tahu apa yang anda pikirkan. Semua yang Oom Ale celotehkan tadi cuma imajinasi belaka. Tetapi apakah anda benar-benar tidak percaya bahwa kejadian semacam itu benar-benar ada? Kalau ada yang tidak percaya, berarti anda belum pernah ikut meeting. Meski imajiner, celotehan Oom Ale ini bisa dipertanggungjawabkan dunia akhirat.

Tapi, meskipun kelihatannya ngaco, jangan berkecil hati, banyak keputusan penting yang dihasilkan di ruang meeting. Artinya, apa pun isi, gaya, peserta dan hasilnya, meeting tetaplah penting. Karena itulah banyak meeting digelar, entah setiap jam, setiap hari, setiap minggu. Selain itu, karena hanya orang-orang yang dianggap penting yang boleh meeting, maka banyak orang suka meeting dan ingin dilibatkan dalam lebih banyak meeting. Supaya mereka dianggap penting. Yah, jangan dilupakan bahwa meeting juga merupakan ajang pergulatan eksistensi, panggung keberadaan kita di perusahaan ini. Seperti teori di atas: aku meeting, maka aku ada.

Salam hangat,
Oom Ale